Dzisiejszym wpisem chcę Cię zachęcić do zrobienia porządków w swojej skrzynce mailowej. I nie mam tu na myśli kasowania zbędnych wiadomości, ale dostosowanie swojej skrzynki w taki sposób, żeby była bezpieczna, profesjonalna i przejrzysta. Niektóre rzeczy mogą wydać Ci się banalne, ale serio – mają ogromne znaczenie! Takie porządki nie zajmą Ci dużo czasu. Zarezerwuj sobie pół godziny i sprawdź, czy wszystko masz ustawione tak, jak należy.
Na samym dole pod wpisem znajdziesz ode mnie checklistę. Wydrukuj ją sobie i odhacz to, co już zrobiłeś/-aś. Powodzenia!
Adres mailowy
Tutaj chcę zwrócić Twoją uwagę na kilka kwestii:
Infantylna nazwa
Jeśli na skrzynkę Twojego potencjalnego odbiorcy czy klienta trafi mail wysłany przez kogoś o loginie kasiabejbi77, nataluniax albo z innej beczki – darklord66, jak myślisz? Potraktuje to poważnie? Ja prawdopodobnie najpierw pozbierałabym szczękę z podłogi, później poprosiła męża o reanimację, bo umarłam ze śmiechu, a na koniec wyrzuciła taką wiadomość do kosza bez odpowiedzi. Załatwiając sprawy zawodowe ZAWSZE dbaj o profesjonalizm. Infantylna nazwa nie jest profesjonalna. Twój mail to powinno być Twoje imię i nazwisko, pseudonim artystyczny, którego faktycznie używasz lub nazwa Twojego projektu.
Skrzynka mailowa
Tak jak wyżej, dbaj o profesjonalizm. Dziwna końcówka adresu, typu popularny wśród dzieciaków w latach 90’ buziaczek.pl, to nie jest dobry pomysł.
Międzynarodowa współpraca? Wybierz Gmail.
Jeśli starasz się o międzynarodowych kontrahentów, polecam założenie maila na gmail.com. Dla nas wp.pl, op.pl, interia.pl to są normalne nazwy. Ale już dla ludzi spoza Polski to totalny no-name. Taki adres nie tylko nie wzbudzi zaufania, przez co mogą nie otworzyć Twojej wiadomości. Bardzo możliwe, że nie będą mieć nawet szansy, bo wiadomość z automatu wyląduje w folderze spam. Gmail jest znany międzynarodowo, wygląda profesjonalnie i nie jest blokowany przez zagraniczne skrzynki pocztowe.
Swoją drogą gmail przepuszcza znacznie mniej reklam, więc dobrze się z niego korzysta. Przyspiesza też logowanie na różnych stronach typu Youtube albo Canva.
Własna domena
Jeśli masz swoją stronę www, polecam założenie skrzynki mailowej z taką końcówką i używanie jej w sprawach zawodowych. Wygląda to bardzo profesjonalnie.
Nadawca wiadomości
Wejdź w ustawienia swojej skrzynki mailowej i sprawdź, w jaki sposób wyświetlasz się odbiorcom swoich wiadomości. Najlepiej żeby było tam Twoje imię i nazwisko lub nazwa Twojej firmy/projektu. Niezbyt dobrze to wygląda, gdy w polu Nadawca wyświetla się powtórzony adres mailowy (zwłaszcza jeśli nie jest zgodny z punktem 1 tego wpisu ? ) a jeszcze gorzej „(brak odbiorcy)”.
Stopka
Stopka to to, co wyświetla się Twojemu odbiorcy pod otrzymaną od Ciebie wiadomością. Zadbaj, żeby nie była zbyt długa i bez żadnych zbędnych dopisków. Wystarczy Twoje imię i nazwisko, nazwa firmy/projektu, strona www, ewentualnie logo, nr telefonu i facebook lub instagram. Nic więcej. Bardzo fajnie, jak stopka jest interaktywna. Obecnie bardzo dużo ludzi sprawdza maile na smartfonie. Jeśli zechcą do Ciebie oddzwonić, spróbuj im to ułatwić! Są specjalne generatory stopek, dzięki którym po naciśnięciu na Twój nr telefonu, smartfon od razu wybierze ten numer, żeby na niego zadzwonić. Podobnie ze stroną www, czy linkiem do facebooka, po naciśnięciu odbiorca zostanie od razu tam przekierowany. To znacznie ułatwi ich drogę do kontaktu z Tobą i zwiększy Twoje szanse na współprace.
Bezpieczeństwo
To właściwie powinien być punkt pierwszy! Zadbaj o dobre hasło i uwierzytelnianie dwuskładnikowe. To jest sprawa priorytetowa. Najczęściej włamy na facebooka czy Messengera są właśnie przez włam na maila. I to nie są legendy, dosłownie kilka miesięcy temu w mojej rodzinie miało miejsce przejęcie konta na Messengerze i próby wyłudzenia pieniędzy przez Blik. Jak do tego doszło? Niedostatecznie zabezpieczony e-mail.
Jeśli ustawisz skomplikowane hasło (czyli małe i wielkie litery, cyfry, znaki specjalne, przypadkowe wyrazy – bez prawdziwych słów, które można znaleźć w słowniku), zdecydowanie utrudniasz zadanie robotom, które próbują odgadnąć Twoje hasło (bo mam nadzieję, że wiesz że nie robią tego ludzie, tylko specjalnie do tego stworzone programy, które wklepują po kolei wszelkie istniejące słowa i ich konfiguracje w dzień i w nocy, dotąd, aż trafią). Jeśli do tego ustawisz weryfikacje dwuetapową to możesz spać spokojniej.
Skrzynka na spam
Często żeby dostać jakiś bonus na różnych stronach trzeba podać swojego maila i zapisać się w ten sposób do newslettera. Podobnie z zapisem na różne wydarzenia online, do sklepów internetowych itd. Jeśli w kilku takich miejscach podasz swój właściwy e-mail i każdy z nich będzie systematycznie wysyłać Ci wiadomości, Twoja skrzynka momentalnie zasypie się treściami, które Cię nie interesują lub na które zwyczajnie nie masz czasu. Ich regularne usuwanie też tego czasu nie zaoszczędzi. Dlatego też polecam założenie sobie specjalnej skrzynki na spam i podawanie tego adresu wszędzie, gdzie jest to wymagane. Możesz do tego wykorzystać jakiś stary, nieużywany mail lub stworzyć nowy adres tylko w tym celu. Polecam takie rozwiązanie, bo obecnie naprawdę duży nacisk kładzie się na newslettery i coraz więcej nawet małych firm walczy o pozyskiwanie maili. Oszczędzisz sobie dużo czasu i nerwów, nie przegapisz też ważnych wiadomości, które mogłyby zatonąć w gąszczu spamu.
To co, mały lifting skrzynki mailowej? Dzięki takim zmianom zyskasz bezpieczeństwo swoich danych, porządek w mailach, a Twoje wiadomości będą się dobrze prezentować odbiorcom. Jestem za tym, żeby dbać o profesjonalny wizerunek zawsze, nawet w takich drobiazgach. Daj znać jak wygląda Twoja checklista! Wszystkie punkty odhaczone czy jeszcze trochę pracy przed Tobą?
Brak komentarzy